Header - Gestion de Documentos

Uno de los componentes más importantes de tu empresa, son los documentos. La forma en que manejes y cuides la información aumentará la seguridad del negocio, mejorará los procesos para tus colaboradores y podrás identificar áreas de mejora. Por ello, es necesario encontrar la mejor opción para tener bajo control el flujo de información dentro de la oficina.

Al encontrar soluciones para tu información, también estarás solucionando problemas de rentabilidad y manejo de colaboradores. Como consecuencia, tu empresa será más eficiente y crecerá de forma ordenada para obtener más rentabilidad. Si gestionas los documentos de tu empresa, los procesos pueden ser más eficientes y así solucionar problemas del día a día.

Existen numerosas formas de lograr este objetivo, desde digitalizar tu información hasta reducir el gasto de papel en la oficina. Sin importar la opción que decidas usar, tu empresa logrará ser más eficiente si gestionas correctamente tus documentos.

Los datos son el futuro petróleo del mundo, todos buscarán tener la mayor información posible sobre las personas y las acciones que realizan. Por ello, el tema de la gestión correcta de documentos es crucial para cualquier empresa o institución, muy pronto necesitarán esta información para proteger a sus clientes y generar mayores ingresos.

 

CONTENIDO

- Administración de Documentos en Línea

- Optimización de flujos de trabajo

- Ahorro de papel en la oficina

- Gestiona tus documentos desde un móvil

- Uso de Impresoras y equipos multifuncionales, según la industria


Administración de Documentos en Línea

Gracias al avance de la tecnología, ahora gestionar documentos se ha convertido en una solución fácil de ejecutar. Por ejemplo, es posible digitalizar la información y administrar todo en línea, desde tu móvil o computadora. Las ventajas de hacerlo así son infinitas, ya que no solo te dará mayor control sobre tu empresa, también puedes llegar a reducir costos de impresión y evitar la pérdida de datos importantes.

Si empiezas la administración de documentos en línea, serás capaz de archivar y ordenar toda la información de forma eficiente para acceder a ellos cuando lo necesites, sin correr el riesgo de tener atrasos o peor, no encontrarlos. Así mismo, será posible regular los accesos a determinados documentos y así organizar las áreas de tu empresa con la seguridad de no exponer información sensible.

Realizar cambios tecnológicos en tu empresa puede reducir los gastos fijos y aumentar la rentabilidad. Además, modernizar los flujos de trabajo puede hacer crecer al equipo de trabajo, con mayor capacitación y uso de herramientas digitales para realizar sus tareas. La integración de nuevas tecnologías, puede solucionar más de un problema en los flujos del negocio.

También te puede ayudar a ganar ventaja sobre la competencia, ya que tendrás un equipo más eficiente gracias al uso de aplicaciones digitales. De igual forma, tus colaboradores empezarán a sentirse con mayor seguridad para ser más proactivos, porque estarás facilitando sus tareas diarias y dejando tiempo para que aporten a la empresa o institución.


Optimización de flujos de trabajo

Toda empresa tiene flujos de trabajo, a veces definidos y documentados, pero en otras ocasiones solo existen de forma empírica y espontánea. Sin importar cuál sea tu caso, es necesario mantener optimizado el workflow y saber los procesos que lo integran.

Empecemos por conocer la diferencia entre procesos y flujos de trabajo.

 

Procesos

Esto se refiere a los pasos o acciones que deben tomarse para completar una tarea, ya sea en un departamento específico o entre departamentos. Un proceso de trabajo define cómo va efectuándose una tarea, hasta llegar a la ejecución final.

Mejora los procesos de tu empresa con estas tres técnicas - Cuerpo

Por ejemplo, cuando es necesario producir un anuncio para una revista. Primero debe de brindarse la información por el área correspondiente, luego ser adaptada por el equipo de marketing, enviarlo a diseño y entonces ser revisado por un superior. Es un proceso, que establecido o no, se da en todas las compañías.

Los procesos cuentan con responsables, ejecutores y tiempos. Son lo que define la forma en que trabajan interdisciplinariamente y los resultados que sean capaces de generar, en un tiempo específico.

 

Flujos de trabajo

Este término se refiere al movimiento de trabajo entre departamentos, está compuestos de numerosos procesos internos, pero es lo que determina cómo se trabajan los proyectos en la empresa.

Un flujo de trabajo debe planificarse para que funcione, definiendo las responsabilidades y roles de cada integrante. Estos flujos, se establecen según el tipo de proyecto y las áreas involucradas.

 

¿Por qué es necesario mejorar los procesos y flujos de trabajo?

  • Mejor manejo de tareas

Cuando se tienen establecidos los procesos y existe un flujo de trabajo para los proyectos, es mucho más simple manejar tus tareas y la de todo el equipo. Esto, ayudará a que cada integrante del proyecto pueda estar claro sobre sus responsabilidades y roles, lo que incentiva la productividad de los colaboradores.

  • Correcta distribución de trabajo

Una vez que cada persona conoce su papel en los proyectos, es mucho más sencillo distribuir las tareas de forma equitativa. Así, ningún departamento estará sobrecargado y aseguras un mejor rendimiento del equipo. También, es una excelente forma de evitar micro gestiones para líderes de área, ya que si sabes distribuir las tareas, no será necesario intervenir en asignaciones secundarias.

  • Facilidad para integrar a nuevo talento

Cuando tienes establecido la forma en que trabaja tu empresa, si una nueva persona debe integrarse al equipo, será más sencillo para el nuevo talento y el departamento. Parte del entrenamiento de un nuevo colaborador será explicar estos procesos y que pueda acudir a los documentos de procesos, cada vez que lo necesite.

Cuando gestionas los documentos de tu empresa en línea, también estás estableciendo un proceso de trabajo y mejorando el flujo entre departamentos. Puedes elegir qué área o persona tiene acceso a ciertos documentos, o la posibilidad de imprimirlos. Todo lo que aporte a la organización del trabajo en la empresa, es un aporte para optimizar los flujos y así obtener mejores resultados por parte del equipo y negocio.

 

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Ahorro de papel en la oficina

Las empresas necesitan de mucho papel debido a la cantidad de información que debe ser administrada, pero reducir el gasto innecesario de este material es posible con las herramientas adecuadas. Existen diversas formas de lograrlo, aquí te compartimos algunas.

 

  • Ahorro de papel en a oficinaReutiliza el papel y cuida al ambiente

A veces utilizamos un nuevo papel solo para hacer la memoria de una reunión, o anotar los materiales que faltan en la oficina. Estas hojas que luego se desperdician, podrían reutilizarse para imprimir en la parte trasera o incluso, ser usadas con un propósito distinto.

No porque un papel esté manchado, quiere decir que ya no sirve. Puedes recolectar todo el papel descartado por administración y llevarlo al centro de reciclaje más cercano. No solo estarás liberando espacios de la oficina, también es una forma de aportar al cuidado del medio ambiente.

 

  • Utiliza herramientas digitales

La mejor manera de reducir el uso del papel en las oficinas, es digitalizar tus documentos. Esto, no solo te ayudará a tener una empresa más funcional y productiva, también puede eliminar casi por completo el uso de hojas. Esta opción no solo es sobre guardar los documentos en la nube, también es sobre utilizar los dispositivos tecnológicos para hacer anotaciones de ideas o enviar avisos por correo, en vez de notificar por una carta.

Así mismo, puedes empezar la administración de tus documentos en línea, que reducirá costos administrativos, como dejar de utilizar espacios para cajas de documentos o utilizar el tiempo de un colaborador para ordenar esos papeles.

 

  • Optimizar y gestionar tus impresoras

Las impresoras suelen estar en áreas comunes de la oficina, donde todos pueden tener acceso e imprimir lo que vayan a necesitar. Sin embargo, es conveniente tener mayor control de esta cotidianidad administrativa, ya que podría hacer la diferencia entre el gasto excesivo de papel y tinta, y una empresa más rentable.

Para ello, existen distintos softwares que pueden facilitar este proceso, donde se controlan los accesos a documentos e impresoras. Así mismo, este tipo de tecnología puede optimizar el gasto de tinta de la impresora.


Gestiona tus documentos desde un móvil

Los móviles son una extensión de nuestras vidas, ahora podemos trabajar, comunicarnos, hacer transferencias bancarias y hasta comprar nuestros alimentos desde un smartphone. Por eso, es importante incorporar los procesos de la empresa al móvil, significa tener el control de tu flujo de trabajo en la palma de tu mano y hacer que tu oficina sea más moderna y tecnológica.

 

Ventajas de adoptar la tecnología móvil

Acceso inmediato

Puedes consultar la información que necesitas cuando quieras, sin necesidad de ir hasta la oficina o solicitar el permiso, ya que estarán previamente establecidos para cada colaborador. De igual forma, cuando se haga visita a clientes, será más fácil acceder al documento que requieras, optimizando así el tiempo invertido.

ModernizaciónGestion de documento desde movil

Siempre es importante mantenerte al tanto de las tendencias empresariales y adoptar la tecnología móvil, te permitirá integrarte como una empresa moderna e innovadora. Esto, es bueno para el rendimiento de los procesos, pero también a nivel de imagen hacia tus clientes.

Eficiencia

Cuando estás acostumbrado a usar una tecnología, esta se vuelve parte de tu vida. Es por ello que incorporar los procesos de tu empresa a los móviles de tus colaboradores, resultará en una mayor eficiencia. Tu equipo ya utiliza este dispositivo, está familiarizado con el software y hardware, lo que permitirá una fácil adaptación y el uso periódico de sus funciones.

Control

¿Estás de vacaciones y necesitas dar acceso a documentos? Si tienes todo en tu móvil, no habrá problema de hacerlo. De esta forma, no tendrás que delegar responsabilidades delicadas, ya que podrás controlar todo desde la palma de tu mano.


Uso de Impresoras y equipos multifuncionales, según la industria

Cuando hablamos de rentabilidad dentro de una oficina, los equipos que se utilizan son claves para hacer el cambio necesario y cumplir con las metas administrativas de productividad.

Sin embargo, este no es un tema que pueda ser abordado de forma general para todas las oficinas. Es necesario explorar las distintas industrias para poder conocer las necesidades y decidir qué tipo de equipos de impresión se deben comprar.

Nunca necesitarán lo mismo una universidad de educación superior, que una empresa B2B. Tanto los procesos, como la tecnología que utilizarán serán distintas. Por ello, cada compañía o institución debe analizar su oficina, colaboradores y volumen de trabajo.

Kyocera - Inversión en multifuncional o impresora

Algunos puntos a tomar en cuenta, antes de invertir en un equipo multifuncional o impresora:

  • Tamaño de empresa o institución

A veces se decide la compra de un equipo por precio, pero algo importante a preguntarse es ¿será suficiente para nuestras necesidades? El tamaño del equipo es un factor importante a considerar, ya que determina la capacidad que necesitas según el área.

Así que evalúa cuánto se utilizará el equipo por cada área y determina si la cantidad o tamaño es suficiente para cubrir las necesidades de todos.

 

  • Volumen de impresiones

No porque tu equipo sea pequeño, quiere decir que tengan necesidades mínimas de impresión. Es importante que midas el volumen de impresión que lleva tu empresa al día, semana o mes y así tomar una decisión más racional sobre el equipo que compres.

Cuando empiezas a ver números, estos se traducen a respuestas de inversión. Es lo mismo con los equipos de impresión, antes de realizar cualquier compra será necesario analizar estadísticamente tu futura inversión.

 

  • Tecnología que utilizas o deseas utilizar en tu oficina

Existen diversos tipos de equipos multifuncionales e impresoras, pero es importante que tomes en cuenta qué tipo de oficina deseas tener. Si estás pensando en conectar todos los equipos de trabajo, entonces debes tomar en cuenta la capacidad de estos equipos de impresión para lograrlo.

¿Se pueden conectar a móviles? ¿Son compatibles con aplicaciones digitales? Estas preguntas podrán guiarte hacia la compra correcta, donde no tomes solo en cuenta el presente, sino también el futuro que tendrá tu inversión.

 

  • Colaboradores que usarán los equipos de impresión

Es importante tomar en cuenta quiénes usarán el equipo que compres, a corto y largo plazo. Existen equipos de impresión que no se adaptan a las necesidades de personas con discapacidad y es un tema muy importante a considerar antes de tomar una decisión.

Considera las necesidades de todos los colaboradores y los que tendrás en el futuro, antes de invertir en un equipo que evitará la comodidad de muchos y que como consecuencia, te llevará a tener un equipo menos productivo.

 

¿Cómo elegir tu equipo, según tu industria?

Educación

Las instituciones educativas son quienes comparten la información. Registros de admisión, información de registro, documentos de ayuda financiera, así como facturación, pagos y muchos otros procesos administrativos.

Kyocera - Instituciones EducativasUn equipo adecuado puede ayudar a escuelas, sistemas educativos e instituciones de educación superior a gestionar sus documentos y datos de manera eficiente, segura y económica. Es muy importante que se puedan navegar los procesos de aprobación de presupuestos, satisfacer las necesidades estratégicas de los directores departamentales y administrativos y cumplir con los protocolos de abastecimiento.

Con el equipo de impresión correcto pueden dinamizar casi todos los procesos relacionados con documentos. Logrando la Integración directa con la arquitectura de tecnologías de la información y CMS existentes. Es primordial para esta industria que su equipo pueda:

 

  • Conectarse con Gmail, Google Cloud y más

  • Imprimir, calificar y analizar de forma automatizada las evaluaciones con círculos para marcar respuestas

  • Imprimir desde Mac y PC, tabletas y dispositivos móviles IOS y Android

  • Posibilidad de que todos usen su propio dispositivo a través del móvil

La seguridad de los datos de sus estudiantes y cuerpo docente debe ser prioridad. Necesitan poder controlar el acceso, como:

  • Controlar las funciones de impresión a color

  • Cobro revertido para todas las funciones de impresión, copia, fax, escaneo

  • Acceso separado para educadores, administradores y estudiantes

 

Industria de Salud

La información es esencial para las instituciones de salud: historias clínicas, datos de pacientes, notas de consultas, resultados de laboratorio y más... Todo debe estar disponible y accesible.Kyocera - Instituciones de Salud

Tus equipos deben brindar soluciones de datos y documentos a instituciones de salud. Asistir en la transición hacia sistemas de registros médicos electrónicos (EMR) basados en nube, dinamizar procesos de oficina interna y ayudar a las organizaciones a asegurarse de seguir en cumplimiento absoluto de la Ley de Transferencia y Responsabilidad de Seguro Médico (HIPAA).

Deben ser capaces de lograr Integración completa con gestión de contenido empresarial (ECM), incluidos los EMR y Acceso seguro y según demanda a datos clínicos, imágenes e información de facturación.

  • Formularios de admisión, inscripción y derivación, digitales e impresos

  • Acceso a información clínica, en todos los formatos de medios

  • Integración con almacenamiento basado en servidor o en nube

Para el cumplimiento de la HIPAA y certificación Cerner debes asegurarte de poder cumplir con:

  • Identificación de usuario única: codificación AES de 256 bits

  • Copia de seguridad de datos y almacenamiento remoto

  • Confidencialidad de documentos: accesibilidad y seguridad de documentos y dispositivos

 

Industria Legal

El manejo de información y registros es una parte esencial en el ejercicio de la práctica legal.

Kyocera - Industria LegalPocas profesiones dependen más de los documentos y ninguna profesión debe enfrentar requisitos normativos más exigentes sobre la forma en que son administrados, catalogados, direccionados, almacenados, cifrados y protegidos.

Gestionar sus documentos de manera más eficiente, segura y económica es algo muy importante y parte de la inversión en equipos de impresión adecuados. El proveedor debe ser capaz de diseñar e implementar soluciones a medida que se adhieren a los estándares de cumplimiento estatales y locales, y se adaptan a la creciente variedad de formatos: documentos impresos y digitales, archivos de audio, videos e imágenes estáticas, e-mails y más.

Tus equipos deben ser capaces de:

  • Escaneo, envío de faxes, copiado e impresión de alto volumen y a alta velocidad

  • Direccionar archivos sobredimensionados de manera rápida y segura con el registro de auditoría completo

  • OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) automatizado, indexación, sello Bates, reconocimiento de códigos de barras

Además brindar la seguridad de los dispositivos, cifrado de datos y control de costos. Como:

  • Autenticación por contraseña o con tarjeta HID

  • La autenticación multifactorial, que cumpla con los estándares de HSPD-12

  • Soluciones de recuperación de costos a medida para todas las funciones

 

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