Educación
Las instituciones educativas son quienes comparten la información. Registros de admisión, información de registro, documentos de ayuda financiera, así como facturación, pagos y muchos otros procesos administrativos.
Un equipo adecuado puede ayudar a escuelas, sistemas educativos e instituciones de educación superior a gestionar sus documentos y datos de manera eficiente, segura y económica. Es muy importante que se puedan navegar los procesos de aprobación de presupuestos, satisfacer las necesidades estratégicas de los directores departamentales y administrativos y cumplir con los protocolos de abastecimiento.
Con el equipo de impresión correcto pueden dinamizar casi todos los procesos relacionados con documentos. Logrando la Integración directa con la arquitectura de tecnologías de la información y CMS existentes. Es primordial para esta industria que su equipo pueda:
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Conectarse con Gmail, Google Cloud y más
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Imprimir, calificar y analizar de forma automatizada las evaluaciones con círculos para marcar respuestas
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Imprimir desde Mac y PC, tabletas y dispositivos móviles IOS y Android
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Posibilidad de que todos usen su propio dispositivo a través del móvil
La seguridad de los datos de sus estudiantes y cuerpo docente debe ser prioridad. Necesitan poder controlar el acceso, como:
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Controlar las funciones de impresión a color
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Cobro revertido para todas las funciones de impresión, copia, fax, escaneo
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Acceso separado para educadores, administradores y estudiantes
Salud
La información es esencial para las instituciones de salud: historias clínicas, datos de pacientes, notas de consultas, resultados de laboratorio y más... Todo debe estar disponible y accesible.
Tus equipos deben brindar soluciones de datos y documentos a instituciones de salud. Asistir en la transición hacia sistemas de registros médicos electrónicos (EMR) basados en nube, dinamizar procesos de oficina interna y ayudar a las organizaciones a asegurarse de seguir en cumplimiento absoluto de la Ley de Transferencia y Responsabilidad de Seguro Médico (HIPAA).
Deben ser capaces de lograr Integración completa con gestión de contenido empresarial (ECM), incluidos los EMR y Acceso seguro y según demanda a datos clínicos, imágenes e información de facturación.
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Formularios de admisión, inscripción y derivación, digitales e impresos
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Acceso a información clínica, en todos los formatos de medios
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Integración con almacenamiento basado en servidor o en nube
Para el cumplimiento de la HIPAA y certificación Cerner debes asegurarte de poder cumplir con:
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Identificación de usuario única: codificación AES de 256 bits
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Copia de seguridad de datos y almacenamiento remoto
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Confidencialidad de documentos: accesibilidad y seguridad de documentos y dispositivos
Legal
El manejo de información y registros es una parte esencial en el ejercicio de la práctica legal.
Pocas profesiones dependen más de los documentos y ninguna profesión debe enfrentar requisitos normativos más exigentes sobre la forma en que son administrados, catalogados, direccionados, almacenados, cifrados y protegidos.
Gestionar sus documentos de manera más eficiente, segura y económica es algo muy importante y parte de la inversión en equipos de impresión adecuados. El proveedor debe ser capaz de diseñar e implementar soluciones a medida que se adhieren a los estándares de cumplimiento estatales y locales, y se adaptan a la creciente variedad de formatos: documentos impresos y digitales, archivos de audio, videos e imágenes estáticas, e-mails y más.
Tus equipos deben ser capaces de:
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Escaneo, envío de faxes, copiado e impresión de alto volumen y a alta velocidad
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Direccionar archivos sobredimensionados de manera rápida y segura con el registro de auditoría completo
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OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) automatizado, indexación, sello Bates, reconocimiento de códigos de barras
Además brindar la seguridad de los dispositivos, cifrado de datos y control de costos. Como:
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Autenticación por contraseña o con tarjeta HID
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La autenticación multifactorial, que cumpla con los estándares de HSPD-12
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Soluciones de recuperación de costos a medida para todas las funciones
Gobierno
Ser un funcionario público es mucha responsabilidad, si trabajas para los ciudadanos de un país, se necesita brindar el mejor servicio al cliente, ya que viene de sus impuestos. Casi siempre, una oficina pública se enfrenta a retos de tiempo y optimización de recursos, así que una ayuda extra digital es muy efectiva para enfrentarlos.
No es necesario hacer grandes recortes de personal, si se cuenta con una automatización de procesos a través de una aplicación móvil o un equipo multifuncional capaz de registrar datos en línea, con solo escanear un documento. Recuerda que las inversiones que hagas, siempre que sean para mejorar la experiencia del ciudadano, serán a largo plazo y con resultados satisfactorios para colaboradores y personas que realizan los trámites.
¿Qué debes buscar en las soluciones tecnológicas que inviertas?
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Administración remota para un conjunto de hasta 5,000 dispositivos
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Control el tóner, los niveles de papel y la configuración
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Seguimiento del uso específico del dispositivo para las funciones de impresión, copiado, escaneo y fax
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Designación y administración de permisos por trabajo o departamento
Todas estas soluciones pueden proveerse de un mismo asesor, y hacer un diagnóstico adecuado para determinar cuáles son las que tu institución está necesitando. Las ventajas de las aplicaciones tecnológicas es la facilidad en la que puedes escalar tus procesos y tener mayor capacidad para atender solicitudes, sin necesidad de aumentar tus costos en funcionarios.
La División de Cuentas Gubernamentales de Kyocera con base en Washington D. C., se dedica a satisfacer las necesidades de organismos y departamentos de todos los tamaños. Tenemos experiencia en procesos de licitación y compras, y brindamos soluciones y productos que cumplen con todas las normas de requisitos para eficiencia energética, accesibilidad del usuario, seguridad y codificación.
Empresas
Las empresas privadas pueden ser de distintas industrias; desde el área de tecnología, hasta la de
restaurantes. Sin embargo, todas tienen un reto en común: tener más ganancias y rentabilidad. Por ello es necesario reevaluar constantemente los procesos y optimizar flujos de trabajo.
Si una empresa desea crecer, necesita modernizar sus herramientas de trabajo y estar siempre actualizada en soluciones administrativas. Ésto puede ser con pequeñas acciones como agilizar la gestión de documentos a través de su digitalización, o incluso, invertir en aplicaciones comerciales que te den más control sobre tu negocio.
¿A qué soluciones tecnológicas nos referimos?
Dinamizar los procesos de documentos y datos necesarios para operar tu empresa
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Gestión de contenido empresarial
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Servicios administrados de tecnologías de la información
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Soluciones de Movilidad y Nube
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Seguridad de documentos y datos; cifrado
Sistemas multifuncionales que son escalables y personalizables
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Soluciones de direccionamiento y escaneo simplificadas
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Móviles y listas para imprimir, habilitadas para WiFi
También puedes invertir en una aplicación para controlar las flotas, en caso que sea necesario, lo que facilitará la logística de la compañía y te dará un mayor control sobre los costos de cada acción. Este tipo de aplicaciones comerciales buscan facilitar el papel del administrador y a la vez, lograr una mayor sincronía con los colaboradores.
En Kyocera tenemos la aplicación comercial MyQ, la cual te permite manejar lo que sucede en tu compañía desde distintos dispositivos, y te ayuda a reducir costos. Es posible ser más rentable, si se conocen los aciertos y fallas de un proceso, lo que se logra identificar si haces un monitoreo de tus flujos de trabajo.
