Uso de Impresoras y equipos multifuncionales, según la industria

 

El poder de la tecnología para las distintas industrias es igual de poderoso, ya que ayudará a enfrentar desde los retos más generales entre oficinas, hasta los más específicos por especialidad. Por ello, esta inversión no debe verse como un gasto para después o algo no urgente, ya que mejorará la sinergia entre áreas y el servicio que le brindan a usuarios de sus servicios.

Existen industrias más difíciles de manejar que otras, pero en todas puedes encontrar soluciones digitales para sus problemas. Por ejemplo: la industria médica. Es una de las más complejas de manejar ¿por qué? La cantidad de datos delicados y confidenciales que se deben administrar son muchos, por lo que el trabajo en la oficina puede tornarse burocrático y lento. Sin embargo, tu asesor administrativo puede ofrecerte equipos multifuncionales y aplicaciones móviles, que te darán la pauta para automatizar procesos y hacer todo más fácil y seguro.

No temas explorar tus retos y buscarles una solución desde lo más básico: tu equipo de impresión. Aunque puede sonar básico, en dependencia a los equipos que usen en la oficina podrá variar la productividad de los colaboradores. Igual de importante, para todas las industrias, es poder administrar datos de forma digital y segura; esto es posible si sabes elegir tus soluciones tecnológicas y si tu proveedor es capaz de personalizar estas soluciones para la industria que trabajas.

 

CONTENIDO

Invertir en un Equipo Multifuncional o en una Impresora

Elige tu equipo según tu industria

- Educación

- Salud

Legal

- Gobierno

- Empresas


Algunos puntos a tomar en cuenta, antes de invertir en un equipo multifuncional o impresora

 

Cuando hablamos de rentabilidad dentro de una oficina, los equipos que se utilizan son claves para hacer el cambio necesario y cumplir con las metas administrativas de productividad.

Sin embargo, este no es un tema que pueda ser abordado de forma general para todas las oficinas. Es necesario explorar las distintas industrias para poder conocer las necesidades y decidir qué tipo de equipos de impresión se deben comprar.

Nunca necesitarán lo mismo una universidad de educación superior, que una empresa B2B. Tanto los procesos, como la tecnología que utilizarán serán distintas. Por ello, cada compañía o institución debe analizar su oficina, colaboradores y volumen de trabajo. 

 

  • Tamaño de empresa o institución

A veces se decide la compra de un equipo por precio, pero algo importante a preguntarse es ¿será suficiente para nuestras necesidades? El tamaño del equipo es un factor importante a considerar, ya que determina la capacidad que necesitas según el área.

Así que evalúa cuánto se utilizará el equipo por cada área y determina si la cantidad o tamaño es suficiente para cubrir las necesidades de todos.

 

  • Volumen de impresiones

No porque tu equipo sea pequeño, quiere decir que tengan necesidades mínimas de impresión. Es importante que midas el volumen de impresión que lleva tu empresa al día, semana o mes y así tomar una decisión más racional sobre el equipo que compres.

Cuando empiezas a ver números, estos se traducen a respuestas de inversión. Es lo mismo con los equipos de impresión, antes de realizar cualquier compra será necesario analizar estadísticamente tu futura inversión.

 

  • Tecnología que utilizas o deseas utilizar en tu oficina

Existen diversos tipos de equipos multifuncionales e impresoras, pero es importante que tomes en cuenta qué tipo de oficina deseas tener. Si estás pensando en conectar todos los equipos de trabajo, entonces debes tomar en cuenta la capacidad de estos equipos de impresión para lograrlo.

¿Se pueden conectar a móviles? ¿Son compatibles con aplicaciones digitales? Estas preguntas podrán guiarte hacia la compra correcta, donde no tomes solo en cuenta el presente, sino también el futuro que tendrá tu inversión.

 

  • Colaboradores que usarán los equipos de impresión

Es importante tomar en cuenta quiénes usarán el equipo que compres, a corto y largo plazo. Existen equipos de impresión que no se adaptan a las necesidades de personas con discapacidad y es un tema muy importante a considerar antes de tomar una decisión.

Considera las necesidades de todos los colaboradores y los que tendrás en el futuro, antes de invertir en un equipo que evitará la comodidad de muchos y que como consecuencia, te llevará a tener un equipo menos productivo.


Educación

 

Las instituciones educativas son quienes comparten la información. Registros de admisión, información de registro, documentos de ayuda financiera, así como facturación, pagos y muchos otros procesos administrativos.

Kyocera - Instituciones Educativas-1Un equipo adecuado puede ayudar a escuelas, sistemas educativos e instituciones de educación superior a gestionar sus documentos y datos de manera eficiente, segura y económica. Es muy importante que se puedan navegar los procesos de aprobación de presupuestos, satisfacer las necesidades estratégicas de los directores departamentales y administrativos y cumplir con los protocolos de abastecimiento.

Con el equipo de impresión correcto pueden dinamizar casi todos los procesos relacionados con documentos. Logrando la Integración directa con la arquitectura de tecnologías de la información y CMS existentes. Es primordial para esta industria que su equipo pueda:

 

  • Conectarse con Gmail, Google Cloud y más

  • Imprimir, calificar y analizar de forma automatizada las evaluaciones con círculos para marcar respuestas

  • Imprimir desde Mac y PC, tabletas y dispositivos móviles IOS y Android

  • Posibilidad de que todos usen su propio dispositivo a través del móvil

 

La seguridad de los datos de sus estudiantes y cuerpo docente debe ser prioridad. Necesitan poder controlar el acceso, como:

  • Controlar las funciones de impresión a color

  • Cobro revertido para todas las funciones de impresión, copia, fax, escaneo

  • Acceso separado para educadores, administradores y estudiantes

 

Calculadora para medir rentabilidad


Salud

 

La información es esencial para las instituciones de salud: historias clínicas, datos de pacientes, notas de consultas, resultados de laboratorio y más... Todo debe estar disponible y accesible.Kyocera - Instituciones de Salud-1

Tus equipos deben brindar soluciones de datos y documentos a instituciones de salud. Asistir en la transición hacia sistemas de registros médicos electrónicos (EMR) basados en nube, dinamizar procesos de oficina interna y ayudar a las organizaciones a asegurarse de seguir en cumplimiento absoluto de la Ley de Transferencia y Responsabilidad de Seguro Médico (HIPAA).

Deben ser capaces de lograr Integración completa con gestión de contenido empresarial (ECM), incluidos los EMR y Acceso seguro y según demanda a datos clínicos, imágenes e información de facturación.

  • Formularios de admisión, inscripción y derivación, digitales e impresos

  • Acceso a información clínica, en todos los formatos de medios

  • Integración con almacenamiento basado en servidor o en nube

 

Para el cumplimiento de la HIPAA y certificación Cerner debes asegurarte de poder cumplir con:

  • Identificación de usuario única: codificación AES de 256 bits

  • Copia de seguridad de datos y almacenamiento remoto

  • Confidencialidad de documentos: accesibilidad y seguridad de documentos y dispositivos


Legal

 

El manejo de información y registros es una parte esencial en el ejercicio de la práctica legal.

Kyocera - Industria Legal-1Pocas profesiones dependen más de los documentos y ninguna profesión debe enfrentar requisitos normativos más exigentes sobre la forma en que son administrados, catalogados, direccionados, almacenados, cifrados y protegidos.

Gestionar sus documentos de manera más eficiente, segura y económica es algo muy importante y parte de la inversión en equipos de impresión adecuados. El proveedor debe ser capaz de diseñar e implementar soluciones a medida que se adhieren a los estándares de cumplimiento estatales y locales, y se adaptan a la creciente variedad de formatos: documentos impresos y digitales, archivos de audio, videos e imágenes estáticas, e-mails y más.

 

Tus equipos deben ser capaces de:

  • Escaneo, envío de faxes, copiado e impresión de alto volumen y a alta velocidad

  • Direccionar archivos sobredimensionados de manera rápida y segura con el registro de auditoría completo

  • OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) automatizado, indexación, sello Bates, reconocimiento de códigos de barras

 

Además brindar la seguridad de los dispositivos, cifrado de datos y control de costos. Como:

  • Autenticación por contraseña o con tarjeta HID

  • La autenticación multifactorial, que cumpla con los estándares de HSPD-12

  • Soluciones de recuperación de costos a medida para todas las funciones


Gobierno

 

Ser un funcionario público es mucha responsabilidad, si trabajas para los ciudadanos de un país, se necesita brindar el mejor servicio al cliente, ya que viene de sus impuestos. Casi siempre, una oficina pública se enfrenta a retos de tiempo y optimización de recursos, así que una ayuda extra digital es muy efectiva para enfrentarlos.Kyocera - Gobierno

No es necesario hacer grandes recortes de personal, si se cuenta con una automatización de procesos a través de una aplicación móvil o un equipo multifuncional capaz de registrar datos en línea, con solo escanear un documento. Recuerda que las inversiones que hagas, siempre que sean para mejorar la experiencia del ciudadano, serán a largo plazo y con resultados satisfactorios para colaboradores y personas que realizan los trámites.

 

¿Qué debes buscar en las soluciones tecnológicas que inviertas?

  • Administración remota para un conjunto de hasta 5,000 dispositivos

  • Control el tóner, los niveles de papel y la configuración

  • Seguimiento del uso específico del dispositivo para las funciones de impresión, copiado, escaneo y fax

  • Designación y administración de permisos por trabajo o departamento

 

Todas estas soluciones pueden proveerse de un mismo asesor, y hacer un diagnóstico adecuado para determinar cuáles son las que tu institución está necesitando. Las ventajas de las aplicaciones tecnológicas es la facilidad en la que puedes escalar tus procesos y tener mayor capacidad para atender solicitudes, sin necesidad de aumentar tus costos en funcionarios.

La División de Cuentas Gubernamentales de Kyocera con base en Washington D. C., se dedica a satisfacer las necesidades de organismos y departamentos de todos los tamaños. Tenemos experiencia en procesos de licitación y compras, y brindamos soluciones y productos que cumplen con todas las normas de requisitos para eficiencia energética, accesibilidad del usuario, seguridad y codificación.


Empresas

 

Las empresas privadas pueden ser de distintas industrias; desde el área de tecnología, hasta la de 

Kyocera - Empresas

restaurantes. Sin embargo, todas tienen un reto en común: tener más ganancias y rentabilidad. Por ello es necesario reevaluar constantemente los procesos y optimizar flujos de trabajo.

Si una empresa desea crecer, necesita modernizar sus herramientas de trabajo y estar siempre actualizada en soluciones administrativas. Ésto puede ser con pequeñas acciones como agilizar la gestión de documentos a través de su digitalización, o incluso, invertir en aplicaciones comerciales que te den más control sobre tu negocio.

 

¿A qué soluciones tecnológicas nos referimos?

Dinamizar los procesos de documentos y datos necesarios para operar tu empresa

  • Gestión de contenido empresarial

  • Servicios administrados de tecnologías de la información

  • Soluciones de Movilidad y Nube

  • Seguridad de documentos y datos; cifrado

 

Sistemas multifuncionales que son escalables y personalizables

  • Soluciones de direccionamiento y escaneo simplificadas

  • Móviles y listas para imprimir, habilitadas para WiFi

 

También puedes invertir en una aplicación para controlar las flotas, en caso que sea necesario, lo que facilitará la logística de la compañía y te dará un mayor control sobre los costos de cada acción. Este tipo de aplicaciones comerciales buscan facilitar el papel del administrador y a la vez, lograr una mayor sincronía con los colaboradores.

En Kyocera tenemos la aplicación comercial MyQ, la cual te permite manejar lo que sucede en tu compañía desde distintos dispositivos, y te ayuda a reducir costos. Es posible ser más rentable, si se conocen los aciertos y fallas de un proceso, lo que se logra identificar si haces un monitoreo de tus flujos de trabajo.

 

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